Política de Privacidade

Na operação do software Agent, atuamos em duas modalidades distintas conforme a natureza da relação jurídica:

• Otten Sales como Controladora: No tratamento dos dados cadastrais, credenciais, histórico financeiro e dados de contato das empresas contratantes e de seus administradores para fins de faturamento, prestação dos serviços contratados, suporte e cumprimento de obrigações legais.
• Otten Sales como Operadora: Quando as empresas contratantes utilizam a plataforma Agent e seus agentes de IA (dAi, MAX, SAM) para interagir com seus próprios clientes finais, leads e contatos. Nesses casos, a empresa contratante atua na qualidade de Controladora desses dados, e a Otten Sales atua na qualidade de Operadora, tratando as informações estritamente segundo as diretrizes e parametrizações definidas pela contratante.

Coletamos apenas os dados pessoais indispensáveis para o regular funcionamento da plataforma e seus recursos de automação e inteligência artificial:

• Dados Cadastrais e de Autenticação: Nome completo, e-mail institucional, número de telefone, cargo, dados da empresa (CNPJ, razão social, endereço comercial) e senhas criptografadas.
• Dados Operacionais e de Interação (CRM e Agentes): Conteúdo de mensagens trocadas por meio dos canais integrados (WhatsApp, Telegram), dados de contatos, histórico de oportunidades comerciais em pipelines, anotações de negociação e tarefas agendadas.
• Dados de Calendário e Agendamentos: Datas, horários de início e término, serviços agendados, profissional responsável e status de compromissos obtidos diretamente ou sincronizados com agendas externas autorizadas.
• Dados Técnicos e de Navegação: Endereço IP, data e hora de conexão, identificadores de dispositivo, navegador, dados de logs de requisições à API e cookies funcionais de sessão.

Todo tratamento de dados realizado pela plataforma Agent possui fundamento em uma das bases legais expressamente previstas na LGPD:

A plataforma Agent utiliza modelos de linguagem de última geração (LLMs) para viabilizar o atendimento automatizado e humanizado de seus agentes (dAi, MAX e SAM):

• Processamento em Tempo Real: As mensagens enviadas pelos usuários ou seus clientes são processadas unicamente para interpretar intenções, consultar bases de conhecimento da empresa e formular respostas e ações pertinentes (ex.: consulta de horários, qualificação de lead ou registro de oportunidade no CRM).
• Isolamento Multi-Tenant: As conversas e dados de cada empresa contratante são estritamente isolados através de identificadores seguros de conta (account_id), impedindo qualquer cruzamento ou vazamento de dados entre diferentes organizações.
• Privacidade na IA: A Otten Sales NÃO utiliza as mensagens, dados de clientes ou dados do CRM de seus usuários para alimentar ou treinar modelos públicos de inteligência artificial de uso geral.

Quando o usuário opta por conectar sua Conta Google ao Agent, solicitamos acesso à Google Calendar API com as seguintes finalidades exclusivas:

• Consulta de Horários Ocupados (Free/Busy): Lemos a disponibilidade de horários na agenda autorizada pelo usuário unicamente para evitar agendamentos em horários já ocupados por compromissos existentes.
• Criação e Gestão de Compromissos: Criamos, atualizamos ou cancelamos eventos no Google Calendar quando um agendamento for confirmado, reagendado ou desmarcado por meio do Agent ou de seus agentes de IA.

Garantias e Salvaguardas Específicas sobre Dados do Google Calendar:

• Não comercialização: Os dados obtidos via APIs do Google nunca serão vendidos, transferidos ou cedidos a terceiros, corretores de dados ou plataformas de publicidade.
• Não utilização para anúncios: As informações do calendário do usuário não são utilizadas, sob nenhuma hipótese, para direcionamento de anúncios, retargeting ou personalização de campanhas publicitárias.
• Não utilização para treinamento de IA: Os dados de eventos, descrições ou participantes do Google Calendar NÃO são utilizados para treinar modelos de inteligência artificial de base ou modelos generativos de terceiros.
• Acesso humano restrito: Nenhum colaborador da Otten Sales tem permissão para visualizar os eventos da agenda do usuário, salvo se houver expressa solicitação do próprio usuário para suporte técnico, exigência judicial ou necessidade imperativa de segurança cibernética.
• Revogação simplificada a qualquer momento: O usuário pode desconectar sua conta Google a qualquer instante pelo painel do Agent (em Configurações > Integrações) ou diretamente pela página de segurança do Google em myaccount.google.com/permissions. Após a desconexão, os tokens de acesso são imediatamente excluídos de nossos bancos de dados.

A Otten Sales não vende nem aluga dados pessoais. O compartilhamento ocorre única e exclusivamente com parceiros tecnológicos essenciais para a prestação dos serviços:

• Provedores de Nuvem e Banco de Dados: Infraestrutura de alta segurança em nuvem (como servidores dedicados e banco de dados relacional PostgreSQL) com criptografia em repouso e em trânsito.
• Intermediadores de Pagamento: Gateways de pagamento seguros e homologados pelo Banco Central para cobrança das assinaturas da plataforma.
• Autoridades Governamentais e Judiciais: Apenas mediante determinação legal expressa, ordem judicial ou requisição fundamentada de autoridades competentes.

Adotamos salvaguardas técnicas, administrativas e organizacionais para resguardar a integridade, confidencialidade e disponibilidade dos dados pessoais:

• Comunicação protegida via HTTPS com criptografia TLS 1.3 em todas as requisições web e chamadas de API.
• Armazenamento de senhas e tokens de autenticação com algoritmos criptográficos robustos de hash e salvação.
• Controle de acesso rigoroso por perfil (RBAC) e isolamento lógico absoluto por organização (multi-tenancy).
• Monitoramento contínuo de logs e rotinas regulares de backup seguro.

Em conformidade com o artigo 18 da LGPD, você possui os seguintes direitos em relação aos seus dados pessoais, que podem ser exercidos a qualquer momento mediante requisição gratuita:

• Confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a LGPD;
• Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço, mediante requisição expressa;
• Eliminação dos dados pessoais tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses de guarda legal;
• Informação das entidades públicas e privadas com as quais realizamos uso compartilhado de dados;
• Revogação do consentimento concedido anteriormente.

Os dados pessoais serão conservados enquanto a conta do usuário estiver ativa na plataforma ou conforme necessário para a execução dos contratos celebrados.

Após o encerramento do contrato, os dados serão excluídos de forma segura em até 30 (trinta) dias, ressalvada a guarda das informações necessárias para o cumprimento de obrigações legais, fiscais, regulatórias ou para o exercício regular de direitos em processos judiciais ou administrativos.

Para esclarecer qualquer dúvida sobre esta Política de Privacidade, solicitar o exercício de seus direitos previstos na LGPD ou tratar de questões de segurança da informação, entre em contato diretamente com o nosso Encarregado de Proteção de Dados (DPO):